Тайм-менеджмент: що це, як навчитися правильно планувати свій час

Ви коли-небудь відчували, що в добі не вистачає часу, щоб упоратися з усіма завданнями на роботі? Гарна новина: тайм-менеджменту можна навчитися! Як і у випадку з будь-якою іншою навичкою, ви можете навчитися добре керувати своїм часом, щоб не відчувати, що нескінченний список справ поглинає вас.

У цій статті ми заглибимося в тайм-менеджмент у контексті роботи. Ви знайдете відповіді на такі питання, як "що таке тайм-менеджмент" і "чому це важливо для успіху". Нижче представлені цінні поради, стратегії та зручні інструменти з тайм-менеджменту, які допоможуть вам опанувати навички тайм-менеджменту. Тож почнемо.

Що таке тайм-менеджмент

Читайте також: Як підтримати мотивацію – ТОП-4 поради від Насті Каменських

Тайм-менеджмент – це мистецтво організації й планування завдань для ефективного досягнення ваших цілей. Ідеться про знання того, що і коли робити, максимізації вашого часу, ресурсів і стратегій й уникнення марної трати часу.

По суті, це допомагає вам зберігати концентрацію, мінімізувати чинники, що відволікають, і виконувати завдання та максимізувати продуктивність на роботі й особистому житті.

Бюджет часу – це план розумного розподілу й керування вашим часом, багато в чому схожий на фінансовий бюджет. Це допомагає вам оптимізувати продуктивність і досягати щоденних цілей.

Оцінка часу – це з'ясування того, скільки часу займе проєкт чи завдання. Це важливо для управління проєктами, оскільки допомагає ефективно планувати та розподіляти ресурси.

Ефект мавпи часу – це суб'єктивне відчуття, що час минає швидше чи повільніше, залежно від того, подобається нам завдання чи ні.

Пожирачами часу можуть бути люди, які підштовхують інших до непродуктивних дій без позитивних результатів, або самі дії, які забирають значну кількість часу, і не закінчуються виробництвом цінного.

Getty Images

Чому важливий тайм-менеджмент

Керування часом має важливе значення у професійному контексті у зв'язку з його різними перевагами, що впливають на ефективність команди, баланс роботи й особистого життя, а також дохід.

Розставляючи пріоритети завдань, зберігаючи концентрацію та максимізуючи ефективність, професіонали можуть оптимізувати свої робочі процеси, що призводить до підвищення продуктивності, задоволеності команди та збільшення доходів.

Поліпшення концентрації та продуктивності команди

Це підвищує загальну продуктивність й ефективність використання часу, дозволяючи людям виокремлювати час на повсякденні завдання без згубного впливу багатозадачності (постійне перемикання завдань призводить до втрати часу). Це дозволяє краще концентруватися, знижує кількість помилок і призводить до швидшого виконання термінових і важливих завдань.

Здоровий баланс між роботою й особистим життям
Маючи стратегії тайм-менеджменту, професіонали можуть ефективно керувати часом, робити перерви та знижувати рівень стресу. Це призводить до покращення добробуту, збільшення особистого часу й підвищення задоволеності роботою.

Зростання виручки

Це допомагає оптимізувати розподіл ресурсів, гарантуючи, що всі члени команди ефективно використовують свій час. Це призводить до величезної економії грошей! Крім того, за допомогою правильних інструментів ви можете визначити другорядні завдання, які забирають чимало дорогоцінного часу, і які можна замінити на важливіші завдання.

Тайм-менеджмент – це м'яка навичка

Кожен із нас стикається з однаковою проблемою – обмеженим часом і нескінченним списком завдань. Оволодіння тайм-менеджментом необхідно, якщо ви бажаєте досягти успіху в кар'єрі або залишатися на плаву в періоди зайнятості. Це м'яка навичка, яка може мати велике значення. Коли ви ефективно керуєте своїм часом, ви працюєте розумніше, а не старанніше, і це може призвести до кар'єрного зростання й особистого задоволення.

Якщо ви керівник проєкту, тайм-менеджмент – ваша секретна зброя. Поєднання його з надійним контрольним списком керування проєктами допоможе вам дотримуватися термінів й ефективно розподіляти ресурси. Менше стресу й значніший успіх у проєктах можуть призвести до службового підвищення й бонусів. Це безпрограшний варіант.

Тайм-менеджмент в особистому житті

Читайте також: Мотивація чи дисципліна: як перемогти свої лінощі – поради психологів

Ефективне управління часом застосовується не тільки в офісі. Це означає, що у вас буде більше часу на те, що ви любите крім роботи, чи то проведення часу із сім'єю або улюблене хобі. Час дорогоцінний, і правильне керування ним допомагає розставити пріоритети в тому, що справді важливо.

Трохи статистики тайм-менеджменту

Ось кілька прикладів цікавої статистики:

• Лише 20 % людей відчувають, що щодня контролюють своє робоче навантаження.
• Середньостатистичний корпоративний працівник витрачає 51 % кожного робочого дня на завдання з низькою чи нульовою цінністю.
• 2018 року середня поїздка на роботу (в один бік) займала в працівника 27 хвилин.

Як почати правильно керувати часом

Нижче ми перерахували три ефективні методи, які допоможуть вам приборкати свої навички тайм-менеджменту.

Виберіть найпростіше й найточніше рішення для обліку робочого часу

Облік часу, можливо, не очолює список найзахопливіших занять, але величезні переваги того коштують. У чому ключ? У відстеженні часу одразу. Це дуже важливо, щоб дізнатися, скільки часу займає все насправді. В іншому випадку, якщо ви зрештою відстежуватимете в п'ятницю те, що робили в понеділок, дані не будуть правильними.

Щоб точно відстежувати час, вам потрібне просте, легке та приємне рішення.

Відстежуйте час, присвячений кожному виду діяльності та проєкту

Успішний тайм-менеджмент – це відстеження часу. Відстеження вашого часу допоможе вам зрозуміти, на що витрачається ваш час. Це допоможе вам відповісти на такі запитання, як:

• чи є у вас достатньо часу, щоб узяти на себе більше завдань?
• чи є якісь термінові завдання, які потребують більше часу, аніж передбачалося?
• чи потрібна комусь із команди допомога з цим єдиним завданням, яке постійно переносять на наступний тиждень?
• чи присутні терміни, що наближаються, що вимагають зміни пріоритетів?
• чи вимагає конкретне завдання вашої негайної уваги?

Щоб ефективно керувати часом, вам необхідно проявити самодисципліну, відстежувати час щодня й регулярно переглядати свої журнали обліку робочого часу.

Не забувайте відстежувати час разом зі своєю командою. Кожна людина, яка бере участь у проєкті, повинна записувати свій час і робити це в режимі реального часу. Якщо це безперервний процес, то за кілька днів відстеження ви вже відчуєте перші зміни. За кілька тижнів у вас буде значно ліпше уявлення про те, на що витрачається ваш час.

Проводьте аудит часу щотижня

Аудит часу – це швидкий аналіз, скільки часу займають ваші завдання. Проводьте аудит часу бодай раз на тиждень, щоб боротися з ефектом мавпи часу (фальшиве відчуття, що цікаві завдання виконуються швидко, а стомливі тривають нескінченно) і краще оцінювати майбутні проєкти.

Без аудиту часу ви залишаєте без уваги оплачувані години й масштабність.

Регулярна перевірка того, що можна покращити, автоматизувати чи виключити у ваших процесах, допоможе вам заощадити час, підвищити ефективність і збільшити дохід.

Сприяйте зосередженості й безперебійній роботі

Згідно з дослідженнями, людському мозку потрібно 23 хвилини, щоб цілковито зосередитися на завданні. Заохочуйте глибоку роботу, щоб заощадити час і гроші на постійне перемикання між видами діяльності. Це допоможе вашим колегам увійти в продуктивний стан "потоку" (повне занурення у завдання), що призводить до швидшого вирішення проблем, підвищення продуктивності, задоволеності й позитивних емоцій щодо своєї роботи.

Що робити, щоб стимулювати глибоку роботу

• Стежити за тим, щоб гучність ваших зустрічей була низькою.
• Запровадити політику асинхронної роботи.
• Просувати однозадачність (протилежність багатозадачності).

Getty Images

Техніки тайм-менеджменту

Читайте також: "Поняття значно ширше": гола Саліванчук назвала ТОП-3 пункти піклування про себе

Методи тайм-менеджменту залежать від завдання, і визначення найдоречніших із них потребує практики й повторення. Це навичка, яку потрібно відточувати з часом. Ось кілька способів, які варто розглянути.

Матриця тайм-менеджменту

Матриця тайм-менеджменту Ейзенхауера – це стратегія, яка розподіляє конкретні завдання з чотирьох квадрантів залежно від їхньої терміновості й важливості, допомагаючи людям розставляти пріоритети й ефективно приймати рішення.

Блокування часу

Також відома як угруповання часу, блокування часу – це стратегія керування часом, яка включає планування певних блоків часу для одного завдання за раз, допомагаючи людям захистити свою увагу, запобігти перевантаженню завдань і підтримувати послідовний прогрес у більших проєктах.

Таймбоксинґ

Таймбоксинґ – це метод, за якого завдання мають фіксовані терміни в заздалегідь визначених одиницях часу, що оптимізує ефективність і концентрацію за рахунок роботи у встановлених межах часу.

Правило 80/20

Також відоме як принцип Парето, правило 80/20 стверджує, що майже 80 % результатів є результатом 20 % причин. Отже, оглядаючи свій список пріоритетів, вам слід шукати завдання, які можуть мати найбільший вплив, і працювати передусім над ними.

4 "d" тайм-менеджменту

4 "d" тайм-менеджменту використовуються для категоризації та визначення пріоритетності завдань за чотирма категоріями: "видалити", "делегувати", "відкласти" та "виконати" (з англ. – "delete", "delegate", "defer", "do"). Це допомагає підвищити продуктивність й ефективність, зосередивши увагу на важливих завданнях, уникаючи перевантаженості й забезпечуючи ефективне керування завданнями.

Техніка "помідора"

Італієць Франческо Чирілло винайшов техніку "помідора" наприкінці 1980-х. Вона стала суперпопулярною, можливо тому, що вона портативна й проста в освоєнні.

Техніка "помідора" допомагає вам керувати своїм часом, підвищуючи концентрацію уваги. Вона передбачає роботу концентрованими порціями по 25 хвилин, відомими як "помідори", за якими слідує коротка 5-хвилинна перерва.

Getty Images

Найкращі інструменти тайм-менеджменту

Найкращий спосіб поліпшити свої навички тайм-менеджменту – зрозуміти, як ви нині використовуєте свій час, і визначити царини, у яких ви могли би бути продуктивнішими.

Якщо ви не впевнені, скільки часу ви витрачаєте на різні завдання щодня, кілька інструментів допоможуть вам дізнатися.

Додаток для відстеження часу

Це цифрове рішення, яке допомагає відстежувати час автоматично без ручних зусиль. Вибираючи інструмент для обліку робочого часу, переконайтеся, що він простий, зручний і точний.

Таблиці

Читайте також: Що потрібно робити, щоб зняти стрес: 5 дієвих методів від психолога

Вони є недорогою альтернативою програм для відстеження часу. Хоча це гнучкий інструмент, відстеження часу за допомогою електронних таблиць буде трудомістким і повільним.

Планувальники надають ще один спосіб відстеження часу й завдань вручну.

Як скласти план тайм-менеджменту

Читайте також: Як навчитися медитувати: ТОП-7 перших кроків до пізнання

Обговорюючи тайм-менеджмент, важливо пам'ятати, що він виходить за межі просто часу. Впровадження порад з економії часу буде недостатньо, якщо ви не можете керувати своєю енергією, увагою та пріоритетами на роботі чи вдома. Тому важливо скласти комплексний план тайм-менеджменту, який має включати:

• встановлення реалістичних цілей
• пріоритезацію завдань
• покращення співпраці з іншими
• ефективне використання вашого часу

Як уникнути прокрастинації

Маючи цей план, ви матимете чітке уявлення про свої завдання та їхні тимчасові вимоги. Якщо ви дотримуватиметеся свого плану, ви зможете легко вкластися в терміни й досягти своїх цілей.

Останнє зауваження

На закінчення відзначимо, що тайм-менеджмент – це не просто концепція, а потужна навичка, яка може допомогти вам підвищити продуктивність, залишатися зосередженим, швидко справлятися з найскладнішими завданнями й змінити ваш підхід до роботи й особистого життя. Це ключ до відновлення контролю над своїм часом та запобігання відчуттю перевантаженості нескінченним списком справ.

У цьому докладному посібнику розглянуто фундаментальні принципи ефективного управління часом, підкреслено, що йдеться не лише про планування завдань, а й про оптимізацію вашої енергії, концентрації та пріоритетів. Тепер у вас є чітке розуміння того, що таке управління часом, чому воно має вирішальне значення для індивідуального й організаційного успіху й як воно може призвести до підвищення продуктивності, балансу між роботою й особистим життям і навіть зростання доходів.

Щоб досягти успіху в керуванні часом, вибирайте ефективні інструменти відстеження, контролюйте розподіл часу та регулярно оцінюйте свої завдання. Використовуйте такі методи, як тайм-боксинг і правило 80/20. Пам'ятайте, що це шлях постійного вдосконалення, який дозволяє вам ефективно досягати своїх цілейі насолоджуватися збалансованішим і повноцінним життям. Отже, почніть сьогодні та спостерігайте, як зростає ваша продуктивність.

Поширені запитання

Чи ефективний тайм-менеджмент?

Так. Це часто пов'язано з продуктивністю, оскільки вищий рівень досягнень досягається завдяки розумному використанню вашого часу. Тайм-менеджмент допомагає вам бути продуктивнішим й устигати більше за менший час, а це означає, що ви отримуєте більше від кожного дня.

Тайм-менеджмент знижує стрес?

Так. Це гарний спосіб зменшити стрес, тому що він змушує вас зосередитись на тому, що важливо. Це означає, що ви не будете витрачати час на багатозадачність чи виконання речей, які не є пріоритетними чи корисними, а це означає зменшення стресу й збільшення душевного спокою.

Чи уважається тайм-менеджмент м'якою навичкою?

Так. Його можна класифікувати як "м'яку навичку", тому що це більше, аніж просто знання того, що робити; ідеться про розуміння того, як зробити щось ефективно й результативно.

Раніше ми писали про трекер звичок, який здатний підвищити бажання рухатися до мети та покращити життя загалом.